ELP Therapiezentrum
Vom Papier-Prozess zur vollautomatischen Warteliste.
Bei ELP wurde die Warteliste vorher komplett händisch geführt — Patienten wurden auf Papier eingetragen, Mitarbeiter mussten bei Absagen jeden einzeln anschreiben. Wir haben den Prozess vollständig digitalisiert und automatisiert. Heute übernimmt das System die Kommunikation in Echtzeit.
Das Problem.
Die Warteliste wurde auf Papier geführt. Wenn ein Termin frei wurde — was bei Therapieplätzen mehrmals pro Woche passiert — musste eine Mitarbeiterin die Liste durchgehen, Patienten der Reihe nach anschreiben oder anrufen, auf Antwort warten, dann den nächsten kontaktieren. Das hat Stunden gedauert, freie Slots blieben oft mehrere Tage unbesetzt, Patienten wurden frustriert weil sie nichts von ihrem Status hörten.
Was wir gebaut haben.
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Komplette Warteliste in eine Datenbank überführt — strukturiert nach Anliegen, Wunsch-Wochentagen, Dringlichkeit und Erstkontakt-Datum.
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Wenn ein Termin frei wird, schreibt das System automatisch passende Patienten von der Liste an — per E-Mail oder SMS, je nach Präferenz.
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Patienten können direkt im Anschreiben den Slot bestätigen oder ablehnen. Bei Ablehnung geht die Anfrage automatisch an den nächsten in der Liste.
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Selbst-Eintragung möglich: Patienten können sich über ein Formular auf der Website auf die Warteliste setzen — strukturiert, ohne dass jemand abtippen muss.
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Übersicht für die Praxis: Dashboard zeigt aktuelle Wartelisten-Länge, durchschnittliche Wartezeit, freie Slots der nächsten 14 Tage.
Was es gebracht hat.
- Wartelisten-Verwaltung läuft ohne manuellen Aufwand.
- Freie Termine werden in der Regel innerhalb weniger Stunden besetzt.
- Patienten haben Transparenz über ihren Listen-Status, Praxis-Team gewinnt Zeit für die eigentliche Arbeit.
Lassen Sie uns reden.
30 Minuten, ehrliche Einschätzung, keine Verbindlichkeit. Wenn KI für Ihren Betrieb keinen Sinn ergibt, sagen wir das auch.